青年海外協力隊テレビ会議開催手順

教育分野テレビ会議開催マニュアル

中南米地域の青年海外協力隊を対象に第一回小学校教育のテレビ会議を企画していますが、来年以降も続いて欲しいということで、その手順をメモしておきます。

1.調整員に相談

日時や時間、対象など会議開催について相談します。各国で国内外で大規模な研修や行事が開催される蚊のせいがあるので、事前に他国の隊員と情報交換をして、開催日時に問題が無いか確認しておくと良いでしょう。調整員を通して本部ともやりとりを行いますが、開催の可否や技術顧問の参加などの調整で回答をもらうのに時間がかかるケースがあるので、余裕を持って動き始めましょう。

2.案内文・アンケートの作成

案内文を作成の後、各国の事務所を通して通知します。
事務所との校正のやり取りにも多少時間がかかる可能性があります。
学校教育テレビ会議2017 案内文
学校教育テレビ会議2017 事前アンケート

3.各事務所への案内文の送付、参加者リストの受け取り

調整員を通して各事務所に案内を通知します。事前に他国の隊員から出席意思の連絡をもらっていたにもかかわらず事務所都合で欠席連絡がきたり、事務所が隊員への連絡が漏れるケースが少なくありませんでした。出欠連絡が無い国にはリマインドをしっかりしましょう。

4.事前アンケートの送付

参加者リストをもらったらもらった連絡先を元に事前アンケートを送っていきます。プログラムの作成や情報共有資料の元となります。不参加国からもアンケートに協力もらうとより広範囲で情報共有ができるでしょう。今回は参加国も限られていたので、このタイミングで12分程度の発表依頼を私の任国含め4カ国にしました。

5.アンケート結果の収集・整理

各国のアンケートを回収・整理し、テレビ会議向けの資料を作成します。

6.プログラムや資料の送付

当日の詳細プログラムやアンケート等をまとめた資料を参加各国に送ります。

7.会議当日

会議の司会・運営を行います。次回の開催についてもある程度見通しがもてるとよいでしょう。

最後に

これまではこのような国を超えた隊員間の情報共有の手段が在外研修や機関紙クロスロード、個人のネットワークなどに限られていましたが、このような横のつながりの会議が定期的に開けると有意義だと思います。ということで青年海外協力隊員の教育分野の方で第二回テレビ会議(2018年)の幹事をしてくれるという方、ご連絡お待ちしております。